word打不出句號,word在日常辦公中的應用技巧探討?

                                            在Word中錄入或編排文檔的過程中,我們可能會遇到一些看似平常但影響效率的問題。例如,輸入過程中半角點號和全角句號相互干擾的問題;表格換頁后,標題行無法自動延續的問題等。學會下面的方法,能夠提高文檔錄入與表格編排的效率。

                                            1. 一次正確設置 點號不再變句號

                                            平時我們使用Word辦公軟件處理帶數據的文本,在用一些輸入法輸入中文內容,中間夾雜有帶小數點的數字時,總會將小數點自動輸入為中文的句號,這時往往需要先將輸入法切換為英文狀態,待輸入完畢后再切換到中文輸入模式。這樣,若輸入的混合型數據比較多,操作起來就多有不便,嚴重影響輸入效率。那么,如何在不切換輸入方式的情況下,快速輸入數字中的小數點呢?我們可嘗試如下的兩種方法。

                                            第一種方法是利用Word工具中的“自動更正”功能解決問題。點擊Word“文件”菜單,然后點擊“選項”命令(圖1)。

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                                            接著,在Word選項窗口中,點擊左側欄內的“校對”項,然后在右側窗格的“自動更正選項”分組下,單擊“自動更正選項”按鈕(圖2)。

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                                            在隨后彈出的“自動更正”窗口中,“替換”框中輸入兩個句號“。?!?,“替換為”框中輸入一個英文半角小數點“.”,點擊“添加”按鈕并確定(圖3)。

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                                            這樣,以后輸入漢字過程中,如果再遇到要輸入小數點的情況,不用切換中英文狀態,直接輸入兩次句號,Word就會自動將這兩個句號替換為小數點了。

                                            小提示:上述方法還可以用來自動更正不規范的序號輸入。例如,常見有人誤將“1. ”這個的序號輸入為“1、”的情況,只需在自動更正設置中,將“1、”替換為“1. ”即可。再如,可以將年份輸入中不規范的“二00”表達自動更正為規范的“二○○”,只需在“替換”框中輸入“二00”,在“替換為”框中輸入“二○○”即可。

                                            避免小數輸入中小數點被句號取代的第二種方法是,充分利用好輸入法自帶的標點符號智能切換設置。比如,在百度拼音輸入法中,就有這樣的設置。在百度輸入法“高級設置”的“常用”一欄中,只需選中“中文時使用英文標點”,即可保證在漢字與小數混合輸入時,輸入的過程中不會出現全角句號代替小數點的情況(圖4)。其他輸入法如果也有類似的設置選項,也可以利用之。

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                                            2. 多頁連續表格 標題自動全追加

                                            Word中插入的表格如果很長,如何才能實現在只輸入一行標題的情況下,其他各頁都能跨頁打印相同的標題?此外,若一頁表格的數據填滿后還需要另起一頁追加數據,如何才能實現下頁的標題也自動帶入呢?

                                            首先,可以在Word中制作包含所需行列的表格,然后將所有的數據灌入表格中。假設第一行為標題行,選中該行并右鍵單擊,在彈出菜單中選擇“表格屬性”(圖5)。

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                                            在隨后出現的表格屬性設置窗口中,點擊“行”選項卡,然后將“選項”分組下的“在各頁頂端以標題行形式重復出現”復選框選中,點擊“確定”按鈕(圖6)。之后,我們會發現,在其他各頁表格的第一行,都會自動出現與第一頁相同的標題行,這樣就不需要我們人為地為每頁粘貼一行標題了。

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                                            如果一頁完成之后,需要在另一頁追加輸入表格內容,只需在本頁最后一行、最后一列的單元格內,按下回車鍵或Tab鍵,即可自動跳轉到下一頁,并在第一行自動生成同樣的標題行,接著在第二行輸入內容即可。

                                            Word中的制表功能畢竟有限,為了快速達成樣式更加豐富的帶標題連續表格,利用Excel表格移植的辦法,可輕松實現多樣表格格式的自動標題行延續。

                                            首先,在Excel中制作好所需的長表,然后將所有內容進行復制。接下來,切換到Word版面中,以選擇性粘貼的方式,將Excel中的表格復制到Word中。選中表格的第一行(標題行),然后同樣在表格屬性的行屬性對話框中,選中“在各頁頂端以標題行形式重復出現”復選框并確認即可(圖7)。

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                                            同樣,當表格輸入到最后一行,需要另起一行輸入時,只需在本頁最后一個表格內,按下Tab鍵,即可在下頁自動生成一個帶有標題的表格,且表格樣式也會自動延續前面的樣式,這時在下面直接輸入內容就可以了(圖8)。

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